Lập kế hoạch tổ chức tất niên không hề dễ dàng. Đòi hỏi sự tỉ mỉ, đảm bảo tránh được những rủi ro không mong muốn trong chương trình. Vậy tại sao cần lập kế hoạch trước khi tổ chức? Những lưu ý nào để có được kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Tại sao cần lập kế hoạch hoạch tổ chức tiệc tất niên 

Bất cứ một sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần có kế hoạch tổ chức rõ ràng, chi tiết và tất niên cũng không ngoại lệ. Dưới đây là 3 lý do chính cần lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên bạn có thể tham khảo:

  • Kế hoạch tổ chức rõ ràng giúp đưa ra nhiều phương án để cân nhắc lựa chọn
  • Giúp dự trù, kiểm soát và hạn chế những rủi ro không mong muốn có thể xảy ra trong chương trình.
  • Là bước đầu củng cố vị thế cạnh tranh của chương trình tất niên công ty so với đối thủ.

Ngoài ra, kế hoạch tổ chức tất niên cụ thể còn giúp ban tổ chức phân bổ ngân sách, sử dụng nguồn lực hợp lý. Đảm bảo tiến độ thời gian và kiểm soát các hạng mục trong chương trình một cách tốt nhất.

ke-hoach-to-chuc-tat-nien-1
Kế hoạch tổ chức tất niên giúp giảm thiểu rủi ro, thiếu sót trong quá trình chuẩn bị

Lưu ý phải nhớ khi lập kế hoạch tổ chức tất niên 2021

Tiệc tất niên có ý nghĩa đặc biệt đối với mỗi cá nhân, tổ chức. Chính vì vậy luôn cần đảm bảo một kế hoạch tổ chức chỉn chu, hoàn hảo nhất. Tuy nhiên, để lập kế hoạch như ý, bạn phải cân nhắc nhiều yếu tố, vấn đề liên quan. Cùng lưu lại một số lưu ý sau!

Lập dự trù ngân sách tổ chức tất niên rõ ràng

Ngân sách là yếu tố quan trọng hàng đầu. Tùy theo khả năng từng doanh nghiệp, đòi hỏi phải cân nhắc kỹ lưỡng. Để hạn chế chi tiêu quá tiết kiệm hay quá lãng phí, cách tốt nhất là nên có một kế hoạch dự trù chi tiết để đưa ra phương án thu – chi hợp lý. Đây cũng là điều đầu tiên mà bạn phải hết sức lưu ý để có kế hoạch tổ chức tất niên hoàn hảo.

Muốn vậy, bạn cần liệt kê đầy đủ các hạng mục, công việc cần thiết và ấn định hạn mức chi tiêu tương ứng. Tất niên, việc khảo sát giá cả thị trường là điều không tránh khỏi và khá tốn nhiều công sức. Cách làm này cũng giúp bạn tránh được tình trạng thiếu sót khi chuẩn bị.

ke-hoach-to-chuc-tat-nien-2
Luôn có kế hoạch ngân sách tất niên phù hợp với khả năng tài chính của công ty

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức đúng yêu cầu

Thời gian và địa điểm tổ chức là hai yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức tiệc. Giúp bạn sắp xếp công việc dễ dàng, thực hiện kịp tiến độ. Một số lưu ý khi lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức tất niên như sau:

  • Về thời gian: Việc xác định tổ chức vào ngày nào, thời gian nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng chương trình tất niên. Tùy theo tính chất công việc và hoạt động công ty mà cân nhắc lựa chọn thời gian. Đảm bảo phần đông nhân viên đều có thể sắp xếp tham gia được.
  • Về địa điểm: Địa điểm tổ chức tất niên phải đảm bảo đủ sức chứa; Phù hợp với ngân sách đặt ra; Có không gian phù hợp với tính chất, chủ đề và ý tưởng tổ chức; Nằm ở vị trí trung tâm, dễ dàng tìm kiếm và di chuyển; Có bãi giữ xe rộng, nên ưu tiên những địa điểm giữ xe miễn phí để tạo ấn tượng tốt cho khách mời tham dự; Cũng không thể bỏ qua chất lượng dịch vụ tại địa điểm.
ke-hoach-to-chuc-tat-nien-3
Cần cân nhắc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với chủ đề và số lượng khách mời

Xác định chủ đề và sáng tạo ý tưởng tổ chức tất niên hấp dẫn

Chủ đề và ý tưởng là hai yếu tố quan trọng làm nên sự thành công của chương trình. Chính vì vậy, trong kế hoạch tổ chức tất niên không thể bỏ qua hai yếu tố này. Cần lựa chọn chủ đề phù hợp với mục đích và thông điệp chương trình. Tiếp đến là sáng tạo ý tưởng tổ chức mới lạ, hấp dẫn và mang đến nhiều trải nghiệm khó quên cho người tham dự.

Xác định được chủ đề và ý tưởng rõ ràng giúp dễ dàng xây dựng chương trình và lập kế hoạch tổ chức, xây dựng kịch bản thuận lợi hơn. Có thể nói, chủ đề và ý tưởng chính là “linh hồn” của buổi tiệc. Vậy nên nhất định phải đầu tư chỉn chu và tỉ mỉ nhất.

ke-hoach-to-chuc-tat-nien-4
Chủ đề và ý tưởng tổ chức là điểm nhấn độc đáo của chương trình tất niên

Đầu tư một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Thật vô nghĩa nếu chương trình tất niên hấp dẫn nhưng không thu hút được sự quan tâm, tham dự của toàn thể nhân viên công ty. Do đó, công tác truyền thông nội bộ cũng cần được đầu tư, chú trọng. Muốn vậy, bạn nên liệt kê các hoạt động giới thiệu, Pr cho sự kiện theo từng thời điểm cụ thể. 

“Bí kíp” truyền thông hiệu quả không nên bỏ qua chính là đẩy mạnh các kênh online như Email, Fanpage Facebook, Website công ty,… Ngoài ra cũng có thể truyền thông theo từng cấp bậc, phòng ban. Đảm bảo toàn thể nhân viên đều nhận được thông tin về chương trình tất niên.

ke-hoach-to-chuc-tat-nien-5
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng giúp chương trình bước đầu thành công

Lập kế hoạch tổ chức tất niên chuyên nghiệp cùng Bạch Phong Event

Bạch Phong Event được biết đến là đơn vị tổ chức tất niên hoành tráng, chuyên nghiệp hàng đầu. Luôn đề cao trải nghiệm mỗi khách mời để mang đến những khung bậc cảm xúc trọn vẹn nhất. Nếu bạn đang gặp khó khăn với công tác lập kế hoạch tổ chức tất niên? Có thể liên hệ với Bạch Phong Event để được tư vấn và hỗ trợ. Cụ thể:

  • Tư vấn dự trù ngân sách phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
  • Hỗ trợ lên ý tưởng, chủ đề chương trình tất niên.
  • Tư vấn lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hiệu quả.
  • Cung cấp đầy đủ trang thiết bị, nhân sự sự kiện (MC, PG, ca sĩ,…).
  • Trang trí, setup và đội ngũ chạy chương trình chuyên nghiệp, tận tâm.
ke-hoach-to-chuc-tat-nien-6
Bạch Phong Event trở thành đơn vị đồng hành đáng tin cậy của nhiều tổ chức lớn nhỏ

Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ phần nào giúp bạn sở hữu một kế hoạch tổ chức tất niên hoàn hảo. Luôn nhớ lưu ý đến mỗi hạng mục trong kế hoạch. Để không xảy ra thiếu sót hay rủi ro không mong muốn. Nếu không đủ nhân sự để chuẩn bị tất cả. Lời khuyên là bạn nên cân nhắc nhờ đến sự hỗ trợ của một đơn vị tổ chức tất niên uy tín, chất lượng.

>> Xem thêm: 5 ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cực thú vị từ Bạch Phong Event

5/5 - (13 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *