Làm thế nào để tổ chức được bữa tiệc cuối năm hoành tráng, ấn tượng và để lại nhiều cảm xúc? Nếu đó là nỗi băn khoăn khiến bạn mãi loay hoay tìm kiếm cách giải quyết. Vậy đừng bỏ qua những hướng dẫn bổ ích dưới đây. Mách bạn quy trình tổ chức tiệc cuối năm đơn giản, ai cũng làm được. Cùng theo dõi nhé!

Lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm cụ thể

Tiệc cuối năm là bữa tiệc quan trọng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Tiệc cuối năm mang nhiều ý nghĩa, là dịp để gắn kết tập thể, để tổng kết năm cũ, định hướng năm mới. Cũng là cơ hội để xây dựng hình ảnh công ty đẹp mắt, nâng tầm thương hiệu.

Bởi lẽ đó, luôn cần có một kế hoạch tổ chức thấu đáo, chỉn chu. Kế hoạch càng chi tiết càng dễ thực hiện. Dưới đây là những hạng mục không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm.

to-chuc-tiec-cuoi-nam-1
Một chương trình tiệc cuối năm thành công cần có kế hoạch tổ chức cụ thể

Dự trù ngân sách tiệc cuối năm

Ngân sách là điều tiên quyết cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi bắt đầu chuẩn bị các hạng mục khác. Bởi lẽ, ngân sách quyết định quy mô chương trình. Quyết định giá trị mang lại và mức độ đầu tư tổ chức. Lập kế hoạch ngân sách giúp doanh nghiệp chi tiêu hợp lý, tiết kiệm và dễ dàng theo dõi.

Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc cuối năm uy tín

Nếu không phải là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đa số các công ty đều lựa chọn thuê dịch vụ tổ chức tiệc cuối năm uy tín từ bên ngoài. Lợi ích của giải pháp này là giúp bạn tiết kiệm thời gian chuẩn bị. Được tư vấn ý tưởng, chủ đề, hỗ trợ trọn gói từ khâu khảo sát địa điểm, chuẩn bị tổ chức và tất tần tật những công tác liên quan khác.

Một lưu ý là nên lựa chọn công ty tổ chức tiệc cuối năm có uy tín. Được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ, giá cả phải chăng. Bạch Phong Event có thể là một gợi ý hoàn hảo dành cho bạn.

to-chuc-tiec-cuoi-nam-2
Đội ngũ Bạch Phong Event tận tâm, nhiệt huyết, nhiều kinh nghiệm

Xác định ý tưởng tổ chức độc lạ

Sau khi đã xác định được ngân sách và tìm kiếm được đơn vị tổ chức phù hợp. Tiếp đến, bạn cần đưa ra ý tưởng tổ chức tiệc độc – lạ. Nhằm thu hút sự quan tâm tham dự của khách mời. Có thể tổ chức tiệc cuối năm thành một sân khấu vinh danh hoành tráng; Một buổi team building vui nhộn; Hay một buổi dạ tiệc “sang chảnh”. Tùy vào mục đích mỗi doanh nghiệp. 

Ở hạng mục này, tốt nhất nên nhờ đến sự tư vấn từ đơn vị tổ chức sự kiện. Họ là những người chuyên nghiệp và biết cách “lấy cảm xúc” của khách mời bằng nhiều hình thức khác nhau.

Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp

Địa điểm và thời gian tổ chức là hai hạng mục tuyệt đối không thể thiếu. Thời gian phù hợp, địa điểm đúng yêu cầu chính là yếu tố quan trọng quyết định thành công của buổi tiệc.

  • Về Thời gian: Nên phù hợp với ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm, có thể là ban ngày hoặc ban đêm. Ưu tiên thời gian theo lịch rảnh của phần đông khách mời. 
  • Về địa điểm: Ưu tiên địa điểm gần trung tâm, dễ tìm kiếm và di chuyển thuận tiện. Nên lựa chọn những nơi có bãi giữ xe rộng rãi, miễn phí càng tốt. Không gian tại địa điểm phải phù hợp với ý tưởng chương trình, đủ sức chứa với số lượng khách dự kiến.
to-chuc-tiec-cuoi-nam-3
Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm phù hợp với ý tưởng ban đầu

Thực hiện các công tác tổ chức tiệc cuối năm

Sau khi xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết, bước tiếp theo chính là lên kịch bản và thực hiện các công tác tổ chức. Kích bản sẽ gồm kịch bản chương trình, kịch bản MC, kịch bản âm thanh, ánh sáng. Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ tổ chức tiệc bên ngoài sẽ không phải lo lắng về hạng mục này.

Dưới đây là những công tác cần chuẩn bị khi bắt đầu tổ chức. Cũng như gợi ý mẫu nội dung chương trình tất niên cơ bản nhất. Đừng bỏ lỡ nhé!

Chuẩn bị trước khi tổ chức tiệc cuối năm

Để chương trình diễn ra như ý, phải chuẩn bị chỉn chu từ thiết kế sân khấu; Trang trí không gian; Đến các công cụ, thiết bị sự kiện. Cụ thể:

  • Thiết kế và trang trí khu vực sân khấu theo chủ đề tiệc cuối năm: Sử dụng backdrop, banner để thể hiện chủ đề tiệc. Sắp xếp bục phát biểu và bục sân khấu ở vị trí trung tâm. 
  • Trang trí bàn tiệc: Hoa tươi là gợi ý tuyệt vời cho không gian tiệc lãng mạn, ấm cúng.
  • Trang trí khu vực đón khách: Khu vực đón khách thường được trang trí bằng backdrop và bàn check-in.
  • Kiểm tra các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
  • Cho chạy thử chương trình theo kịch bản chính thức.
to-chuc-tiec-cuoi-nam-4
Thiết kế và trang trí không gian tiệc là khâu quan trọng trước khi tổ chức

Mẫu nội dung cơ bản cho chương trình tiệc cuối năm

Tùy theo mục đích, ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm mà nội dung sẽ có sự khác biệt nhất định. Dưới đây là gợi ý nội dung cơ bản cần có để chương trình cuối năm được trọn vẹn. Cùng tham khảo nhé!

  • Lễ tân đón khách, hướng dẫn khách mời vào vị trí.
  • Văn nghệ mở màn
  • MC khai mạc chương trình, giới thiệu khách mời
  • Ban lãnh đạo công ty phát biểu
  • Tổng kết hoạt động kinh doanh trong năm vừa qua
  • Vinh danh các cá nhân, tập thể xuất sắc
  • Định hướng, truyền động lực phấn đấu trong năm mới
  • Văn nghệ hoặc tiết mục giải trí giữa giờ
  • Các trò chơi gắn kết tập thể (nếu có)
  • Tuyên bố khai tiệc
  • Giao lưu văn nghệ trong nội bộ công ty
  • MC tuyên bố kết thúc chương trình, cảm ơn và thông báo chụp hình lưu niệm.

Tổng kết sau chương trình

Dù là chuẩn bị, tổ chức hay tổng kết đều cần có quy trình cụ thể. Dưới đây là một số công tác tổng kết cần thực hiện sau khi chương trình đã diễn ra thành công tốt đẹp:

  • Lễ tân tiễn khách ra về và tặng kèm quà lưu niệm (nếu có)
  • Ban tổ chức phối hợp cùng nhân viên tại điểm tổ chức tiến hành dọn dẹp.
  • Thủ quỹ thực hiện quyết toán thu chi ngay sau khi kết thúc chương trình.
to-chuc-tiec-cuoi-nam-5
Dọn dẹp là khâu quan trọng phải thực hiện sau mỗi chương trình

Trên đây là tất tần tật quy trình tổ chức tiệc cuối năm cơ bản nhất. Những công tác cần thực hiện cũng như gợi ý nội dung chương trình cuối năm dành cho bạn. Hy vọng với những chia sẻ trên có thể giúp bạn san sẻ nỗi lo làm thế nào để tổ chức chương trình thành công.

Một lưu ý nếu bạn đang có ý định thuê đơn vị tổ chức tiệc cuối năm. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng về mức độ uy tín, chất lượng dịch vụ cũng như chi phí. Để có cho mình lựa chọn ưng ý nhất. Bạch Phong Event có thể là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn!

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]
5/5 - (3 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *