Việc tìm hiểu báo giá tổ chức tiệc tất niên luôn là bước đầu tiên được các công ty chú trọng. Bởi cần nắm rõ có những hạng mục chi phí nào trong báo giá, cần chi những gì để doanh nghiệp đưa ra ngân sách sự kiện và cân đối. Cùng tìm hiểu tất tần tật về báo giá tổ chức tiệc tất trong bài viết dưới đây!

Các hạng mục kinh phí tổ chức tiệc tất niên

Tiệc tất niên được tổ chức cuối năm nhằm mục đích tri ân toàn thể cán bộ công nhân viên và để mọ người cùng nhau gắn kết. Với ý nghĩa quan trọng ấy nên tiệc tất niên thường được các công ty đầu tư chi phí tổ chức chuyên nghiệp, hoành tráng. Dưới đây là những hạng mục kinh phí tổ chức tiệc tất niên cơ bản:

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức tiệc tất niên thường ở các nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị sang trọng. Thông thường chi phí thuê địa điểm tổ chức chiếm khoảng 20 – 30% tổng chi phí sự kiện. Chi phí thuê địa điểm này thông thường công ty sẽ phải đặt cọc để giữ chỗ từ trước và thanh toán phần còn lại khi bữa tiệc kết thúc. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện, ngân sách và số lượng khách mời mà doanh nghiệp lựa chọn địa điểm phù hợp nhất.

Chi phí hệ thống trang thiết bị

Trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, màn hình led… là phần không thể thiếu để mang lại một sự kiện tất niên hoành tráng. Thông thường chi phí thuê trang thiết bị có thể bằng hoặc nhiều hơn chi phí thuê địa điểm, tùy vào ý tưởng, quy mô và địa điểm tổ chức ngoài trời hay trong nhà mà đơn vị tổ chức quyết định đầu tư.

Nếu tiệc tất niên được tổ chức ngoài trời, mức phí này sẽ cao hơn vì cần chuẩn bị nhiều trang thiết bị hơn. Nếu tổ chức trong nhà thì có thể tiết kiệm hơn nhờ đã sẵn có, chỉ cần thêm những thiết bị đặc thù nếu cần thiết.

Các trang thiết bị cơ bản để tổ chức gala dinner gồm:

  • Thiết bị dàn dựng sân khấu
  • Thiết bị âm thanh, ánh sáng
  • Màn hình LED hoặc máy chiều, màn hình tivi…
  • Trang thiết bị trang trí: Trang trí là phần không thể thiếu để thể hiện được chủ đề, concept tiệc mà doanh nghiệp lựa chọn. Trang thiết bị trang trí gồm có backdrop, standee, bong bóng, hashtag hoặc các ấn phẩm khác liên quan đến chủ đề bữa tiệc.

Chi phí thực hiện các hạng mục thiết kế, in ấn và thi công

Các ấn phẩm thiết kế mang hình ảnh và thể hiện ý tưởng tổ chức của doanh nghiệp để bữa tiệc thêm ấn tượng và nổi bật. Do vậy, chi phí thiết kế và in ấn các ấn phẩm cũng là một phần tất yếu trong báo giá tổ chức tiệc tất niên, gồm:

  • Thiết kế và thi công sân khấu
  • Thiết kế và in ấn backdrop đặt ở khu vực khách mời check-in
  • Thiết kế và in ấn standee đặt ở lối ra vào
  • Thiết kế và thi công photobooth để thể hiện concept của chương trình.

Chi phí thực đơn tiệc

Đa số các tiệc tất niên đều có phần ăn uống, do đó chi phí cho thực đơn tiệc cũng là phần không thể thiếu trong báo giá. Chi phí này sẽ tùy thuộc vào tính chất chương trình, số lượng khách mời và giá thực đơn tại địa điểm mà công ty lựa chọn tổ chức.

Thông thường, chi phí ăn uống khoảng 300.000 – 400.000VNĐ/ người. Chi phí đồ ăn, thức uống sẽ chiếm tối đa 40% trong chi phí tổng để tổ chức tiệc tất niên.

Chi phí nhân sự sự kiện

Chi phí nhân sự sự kiện chiếm 2 – 3% trong tổng chi phí tổ chức, là khoản phí chi trả cho các nhân sự chủ chốt phụ trách trong chương trình theo kịch bản chuyên nghiệp:

  • Người dẫn chương trình: Là người dẫn dắt chương trình, kết nối cảm xúc của toàn bộ khách mời trong suốt chương trình.
  • Ca sĩ, vũ đoàn: Là những người phục vụ văn nghệ, mang đến không khí chuyên nghiệp, sôi động và vui vẻ cho toàn bữa tiệc.
  • PG, PB: Đội ngũ lễ tân đón khách trước sự kiện.
  • Nhân sự hỗ trợ: Là đội ngũ phụ trách công việc setup, trang trí, điều khiển âm thanh, ánh sáng theo kịch bản.
  • Nhân sự điều hành: Là người triển khai kế hoạch và thực hiện công việc. Cũng là người đưa ra quyết định xử lý những vấn đề, rủi ro phát sinh đột xuất trong suốt bữa tiệc.

Chi phí vận chuyển

Phí vận chuyển trong báo giá tổ chức tiệc tất thường chiếm 2% so với tổng chi phí, gồm:

  • Vận chuyển đưa đón khách mời đến nơi tổ chức (nếu có nhu cầu).
  • Vận chuyển hệ thống trang thiết bị, bàn ghế, đạo cụ, dụng cụ trang trí và nhân sự tổ chức.

Chi phí quà tặng tri ân nhân viên

Quà tặng là hạng mục không thể thiếu trong đêm tiệc tất niên, để vinh danh và khen thưởng cho những tập thể và cá nhân hoạt động xuất sắc trong năm vừa qua. Chi phí này ít hay nhiều phụ thuộc vào ngân sách và chế độ đãi ngộ của từng công ty.

Chi phí truyền thông

Tiệc tất niên không chỉ là bữa tiệc thân mật mà còn mang ý nghĩa để quảng bá, truyền thông cho hình ảnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần thuê đội quay phim, chụp hình nhằm lưu lại những khoảnh khắc tuyệt vời trong bữa tiệc cũng là phần thiết yếu.

Chi phí phát sinh cần dự trù

Bất cứ sự kiện nào tổ chức cũng sẽ có những tình huống đột xuất xảy ra bất cứ lúc nào, hoặc những trường hợp phát sinh chi phí không lường trước được. Do vậy, khi tính toán chi phí trong báo giá tổ chức tiệc tất niên phải có mục chi phí dự phòng. Điều này giúp bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn nhất.

Bí quyết tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner

Mọi công ty đều mong muốn sẽ tổ chức một đêm tiệc tất niên hoành tráng, ấn tượng với mức chi phí thấp nhất. Muốn vậy, cần biết cách cân nhắc, lựa chọn phương án tổ chức phù hợp nhất.

Thông thường, nếu nhân sự trong công ty tự đứng ra tổ chức tiệc tất niên sẽ tiết kiệm được phần chi phí thuê nhân sự ngoài. Tuy nhiên, nếu đội ngũ nhân viên không có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện có thể dẫn đến phát sinh nhiều chi phí hơn. Do vậy, đa số công ty hiện nay đều chọn phương án thuê đơn vị tổ chức tiệc tất niên trọn gói thay vì tự tổ chức.

Có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói. Quan trọng quý khách hàng cần tìm hiểu về chất lượng dịch vụ, báo giá và những ưu đãi để có lựa chọn phù hợp và tiết kiệm chi phí nhất.

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua các kinh phí trong báo giá tổ chức tiệc tất niên. Đồng thời chia sẻ phương án giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí. Nếu có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức tiệc tất niên trọn gói, chuyên nghiệp và giá rẻ, đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event bạn nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: bachphongevent@thiennguyen
5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *