Tiệc tất niên cuối năm hay Year End Party có ý nghĩa quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đóng vai trò như một sự kiện truyền thông, gắn kết tập thể. Dù quy mô lớn hay nhỏ, ngân sách nhiều hay ít thì công tác tổ chức tiệc tất niên tổ chức vẫn luôn là nỗi băn khoăn của nhiều doanh nghiệp. Cùng Bạch Phong Event tìm hiểu về quy trình để tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo.

Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên

Lựa chọn vị trí và địa điểm tổ chức tiệc tất niên phù hợp với ngân sách, không gian sảnh tiệc với sức chứa không quá rộng cũng không quá hẹp.

Xây dựng thực đơn tiệc món ăn đa dạng vừa đủ với khẩu phần ăn để tránh lãng phí lãng phí ngân sách.

Phối hợp cùng đơn vị tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phó, hai bên nên trao đổi rõ về ý tưởng và mục tiêu chương trình để thiết kế kịch bản phù hợp.

Lên kế hoạch tổ chức và tham khảo dịch vụ trước ít nhất 1 tháng để có nhiều thời gian lựa chọn, chuẩn bị ngân sách và để hạn chế tối đa phát sinh chi phí bất ngờ.

Quy trình tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo

Vào thời gian cuối năm khi các doanh nghiệp đều tổ chức tiệc tất niên thì công tác chuẩn bị cho sự kiện đòi hỏi phải thật sự chỉn chu và kĩ lưỡng hơn bao giờ hết. Dưới đây là danh sách các công việc cơ bản không thể thiếu để có một buổi tiệc tất niên trọn vẹn.

Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm chi tiết

Bất cứ một sự kiện nào muốn thành công đều cần có kế hoạch tổ chức chi tiết. Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên bằng việc trả lời những câu hỏi sau:

  • Thời gian sẽ tổ chức tiệc tất niên?
  • Địa điểm tổ chức tiệc tất niên cuối năm ở đâu?
  • Danh sách khách mời gồm những ai tham dự?
  • Kịch bản chương trình gồm những nội dung gì? Do ai phụ trách?
  • Tổng ngân sách để tổ chức tiệc tất niên là bao nhiêu?
  • Cần mua/thuê những hạng mục nào để phục vụ trong tiệc?
  • Phương án dự phòng đối với những sự cố bất ngờ?

Ý tưởng setup không gian tiệc tất niên cuối năm

Việc quan trọng không thể bỏ qua khi tổ chức tiệc tất niên cuối năm chính là xác định ý tưởng tổ chức bữa tiệc. Ý tưởng được xem như kim chỉ nam của cả chương trình, một ý tưởng hấp dẫn và độc đáo là chìa khóa để mang đến bữa tiệc ý nghĩa, trọn vẹn cảm xúc. Tùy vào mục đích, chủ đề mà doanh nghiệp lựa chọn ý tưởng tổ chức tiệc tất niên khác nhau với màu sắc hoặc hình ảnh chủ đạo riêng. Từ đó, việc bố trí, chuẩn bị trang trí cũng sẽ khác nhau.

Danh sách khách mời

Xác định khách mời giúp doanh nghiệp nhìn rõ được quy mô bữa tiệc, từ đó các khâu chuẩn bị khác cũng phù hợp và dễ dàng hơn chẳng hạn: lên ngân sách, thuê địa điểm phù hợp… Thông thường khách mời tiệc tất niên cuối năm gồm ban lãnh đạo công ty, toàn thể cán bộ công nhân viên, đối tác và khách hàng thân thiết.

Lựa chọn địa điểm tổ chức và thực đơn tiệc

Từ danh sách khách mời đã có, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức và thực đơn tiệc phù hợp với số lượng khách mời và ngân sách.

Danh sách quà tặng cá nhân và tập thể

Tiệc tất niên là dịp vinh danh và tri ân những cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc cống hiến cho hoạt động công ty trong một năm vừa qua, do vậy không thể thiếu phần chuẩn bị quà tặng. Doanh nghiệp chuẩn bị quà tặng theo danh sách khen thưởng, món quà cần phù hợp với đối tượng và thể hiện được sự trân trọng đối với người nhận.

Xác định người dẫn chương trình buổi tiệc tất niên cuối năm

Dân chương trình (MC) là người kết nối người tham dự trong toàn bộ bữa tiệc, điều khiển sân khấu và dẫn dắt cảm xúc của khách mời. Do đó, việc lựa chọn người dẫn chương trình phù hợp cũng là điều doanh nghiệp cần quan tâm.

Lập kế hoạch ngân sách và chi phí dự phòng

Mọi chương trình kể cả tổ chức tiệc tất niên đều sẽ có những phát sinh chi phí và rủi ro bất ngờ không lường trước được. Có thể kể đến như vấn đề thời tiết, số lượng khách mời, không gian tổ chức… Do vậy, để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ nhất, doanh nghiệp nên có phương án dự phòng.

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua chi tiết các công việc cần chuẩn bị để tổ chức tiệc tất niên được diễn ra thành công như ý. Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức, có thể cân nhắc lựa chọn dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói từ các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín như Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong.

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]
5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *